Publié le 13/12/2022
Entre gestionnaires immobiliers et locataires, les potentiels sujets de tension sont nombreux. Si la refacturation de l’électricité et plus généralement de l’énergie a toujours été l’un d’entre eux, le contexte actuel de l’explosion et de la volatilité du coût énergétique vient sans doute l’exacerber. Toutes les ambiguïtés, tous les doutes sur les factures sont autant d’obstacles à la transparence de la relation et autant de sources d’incompréhensions, de crispations et, malheureusement, de possibles litiges. C’est le secteur tertiaire qui se trouve confronté à cette problématique : property manager de surface commerciale et locataires de magasins, d’immeubles de bureaux et locataires de plateaux ou d’étages, d’espaces de coworking ou d’incubateurs et occupants passagers… Les situations sont variées et les mouvements de locataires accentués par les nouveaux usages de flexibilité au travail.
Se doter des meilleurs outils de gestion et d’optimisation énergétique pour gagner en précision et en fiabilité est donc un enjeu majeur pour le propriétaire. Et la clé d’une relation gagnant-gagnant.
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Propriétaires : comment générer facilement une refacturation de l’électricité incontestable
Nous évoquons ici l’électricité mais il s’agit bien sûr de l’ensemble des énergies. D’une manière générale, le gestionnaire immobilier, selon les contrats, refacture ses locataires mensuellement -plus rarement trimestriellement- de façon prévisionnelle, dans l’attente de la régularisation. Deux difficultés majeures l’attendent. La première est le temps passé : l’émission des factures peut être terriblement chronophage si elle n’est pas facilitée par l’energy management system. La seconde est le manque de données : être confronté à une régularisation faisant apparaître un écart inattendu, ne pas pouvoir répondre à un locataire qui demande des explications sur sa facture énergétique.. L’objectif est donc double : rendre la refacturation aisée ET incontestable.
Pour une refacturation de l'énergie plus facile :
On privilégiera un système de management et d’optimisation énergétique (Energy Management and Optimization System ou EMOS) permettant :
La génération automatique des factures énergétiques. Les équipes administratives sont ainsi déchargées de cette tâche, grâce à la mise à disposition de la facture d’énergie reconstituée directement dans l’outil.
Le paramétrage des critères de vérifications ou non-vérifications des factures émises. Par exemple, un montant faible peut justifier un envoi sans contrôle préalable.
Qu’est-ce qu’un système de management et d’optimisation énergétique (Energy Management and Optimization System - EMOS) ?
Pour une refacturation de l’énergie incontestable (ou presque !) :
Plus le suivi énergétique en temps réel est fin, plus la facturation est proche du consommé final. Le logiciel de gestion de l’énergie peut aussi intégrer d’autres fonctionnalités comme :
La répartition sur une base de consommation réelle ou virtuelle : un outil qui permette de mixer une gestion avec des compteurs « en dur » et une répartition selon une base de calcul « virtuelle ».
Des clés de répartitions libres, personnalisables et customisables : au m2, au nombre de bureaux, au nombre de jours d’utilisation, au nombre de mois occupés, aux services pris… le contrat doit pouvoir s’établir totalement sur mesure selon les besoins.
À ces conditions, le système de management énergétique devient alors un véritable tiers de confiance dans la relation propriétaire – locataire ! N’oublions pas que le property manager (qui est aussi un consommateur d’énergie !) peut aussi, grâce à cet outil de mesure, se concentrer sur sa propre performance énergétique, en bénéficiant de toute la valeur ajoutée d’un logiciel de gestion énergétique pointu.
Pourquoi externaliser son Energy Management System plutôt que de le développer ?
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L’ energy management system : un avantage aussi pour le locataire ?
Le management fin des coûts énergétiques par le gestionnaire immobilier est aussi un avantage pour le locataire. Grâce aux informations précises, il peut maîtriser sa consommation et faire des choix pertinents en termes de stratégie commerciale et de management.
L’idéal est qu’il puisse avoir accès lui-même :
Aux paramètres de sa consommation. Il peut ainsi viser la réduction de sa facture énergétique en surveillant son évolution en autonomie, et en anticipant ses décisions. Certains systèmes de management énergétique permettent même de planifier des comparaisons en intégrant un service additionnel (par exemple dans le cas d’un espace de co-working).
À l’historique de ses consommations, même en cas de changement de contrat, et sur plusieurs années. Le système doit permettre de fournir les informations qui / quoi / combien / quand / comment, indispensables à une précieuse traçabilité comptable.
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Logiciel de gestion énergétique et stratégie commerciale : même combat
Pour illustrer le rôle crucial que peut jouer le Système de Management et d’Optimisation Energétique, voici l’exemple d’un client METRON, une grande chaîne de stations-services sur autoroute. Ce client cherchait à connaître le coût des heures de fonctionnement de ses congélateurs, et ce dans chacune de ses stations-services. Le but ? Pouvoir mettre en relation la dépense énergétique propre aux congélateurs sur sa facture énergétique, les ventes de glaces réalisées et les marges dégagées. Un niveau d’analyse désormais exigée par les grands retailers dans un contexte de crise énergétique.
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Une refacturation électricité maîtrisée est-elle un avantage concurrentiel ?
Clairement, oui ! Pour les gestionnaires immobiliers, se distinguer de leurs concurrents en refacturant au mieux leurs locataires devient un enjeu majeur. Pour le futur locataire en quête d’un local, la seule promesse d’une facture juste et fiable pèse lourd. Si l’on y ajoute la possibilité d’un suivi énergétique personnalisé et des pistes d’optimisation, l’argument devient massif !
Découvrez comment gérer vos coûts de l’énergie avec METRON.
CE QU’IL FAUT
RETENIR
Le contexte économique et énergétique hyper-tendu, la crainte permanente d’évolutions défavorables, les usages complexifiés des locaux… tout concourt à crisper les relations entre propriétaires et locataires professionnels. D’un côté comme de l’autre, le besoin de transparence s’accentue. A ce titre, la solution d’optimisation énergétique devient l’indispensable tiers de confiance, le « juge arbitre ». L’utilisation d’un Système de management énergétique amélioré par un gestionnaire immo peut constituer un puissant argument à développer auprès d’un futur locataire. Tout ce qui concourt à diminuer les risques et les coûts prenant incontestablement de plus en plus de valeur.
Vous êtes property manager refacturant, vous souhaitez être plus durables et plus efficients ?
